Wie Top-Performer ihre To-do-Listen erstellen

Als berufstätige Mutter lebe ich nach meinen To-do-Listen. Von Fristen, Terminen und Besprechungen bis hin zu Spielterminen, Kinderarzt-Follow-ups und Nanny-Zahltagen entgeht nichts meinen langatmigen Listen.

Aber es ist leicht, sich zu entscheiden, welche ausgefallene App oder welches System Sie für Ihre Liste verwenden sollten. Viele (sehr nerdige) Internet-Argumente drehen sich um den richtigen Ansatz. Sollten Sie bei Bleistift und Papier bleiben? Eine iPhone-App?

„Ich glaube fest an die „Getting Things Done“-Philosophie von David Allen – dass ‚Ihr Verstand dafür da ist, Ideen zu haben, nicht daran festzuhalten’“, sagte Liz Sumner, Produktivitätstrainerin. In diesem Fall ist es der beste Weg, sich zu konzentrieren und Ihre beste Arbeit zu leisten, indem Sie Aufgaben aus Ihrem Gehirn heraus und in ein System bringen, dem Sie vertrauen. Aber welcher?

Aus diesem Grund haben wir Sumner und Tor Refsland, einen preisgekrönten Zeitmanagement-Blogger und SEO-Spezialisten, um Rat gefragt, wie man die „perfekte“ To-Do-Liste zusammenstellt.

Schritt 1: Vorentwurf

Um die besten Ergebnisse für die To-Do-Liste zu erzielen, nehmen Sie sich etwas Zeit, bevor Sie Ihre nächste erstellen, um Ihre Gewohnheiten zu überprüfen. Denken Sie an ein paar logistische Details:

1. Betrachten Sie Ihre Art der Arbeit. Suchen Sie nach wiederholbaren Rhythmen in Ihrer Arbeit – Aufgaben, die jeden Tag, jede Woche oder jeden Monat zur gleichen Zeit stattfinden – damit Sie mit einer Standard-Checkliste oder -Vorlage beginnen und von dort aus weitere hinzufügen können. Als SEO-Stratege sagt Refsland beispielsweise, dass seine täglichen Kernaktivitäten in drei Kategorien unterteilt sind:

Platzieren Sie Ihre eigenen Websites ganz oben bei Google. Gewinnen Sie neue Kunden. Platzieren Sie die Websites Ihrer Kunden ganz oben bei Google

Von dort aus kann er bei Bedarf weitere einmalige Aufgaben einfügen. Wenn Ihr Job Delegierung und Teamarbeit beinhaltet, stellen Sie sicher, dass Sie in Ihrer Liste genau angeben, mit wem Sie zusammenarbeiten müssen. (z. B. „Bei Xander nach dem Fortschritt der neuen Startplattform fragen“ oder „Mit Team Y neue Juni-Ziele besprechen.“)

2. Bevorzugen Sie Tages- oder Wochenlisten? Denken Sie daran, dass wöchentliche Listen länger sein werden, was für manche abschreckend sein kann. Wenn Sie das Gefühl bevorzugen, jeden Tag mit einer frischen Weste zu beginnen, profitieren Sie wahrscheinlich von täglichen To-do-Listen gegenüber wöchentlichen. Wenn Sie es vorziehen, jederzeit zu wissen, was in der Pipeline ankommt, funktioniert eine wöchentliche Liste möglicherweise besser (muss aber sowieso ständig gepflegt werden, wenn sich die Dinge ändern).

3. Werden Sie Bereiche Ihres Lebens kombinieren? Laut Sumner ist es in Ordnung, verschiedene Bereiche (persönlich, Arbeit usw.) Ihres Lebens auf einer Liste zu kombinieren. Der eigentliche Trick besteht darin, das Hinzufügen von Elementen zu vermeiden, zu deren Fertigstellung Sie sich nicht verpflichten, wie „Endlich den Schrank im Flur reinigen“.

4. Richten Sie ein System ein, das die Workflow-Erfassung sicherstellt. Sie benötigen eine Art Posteingang, um alle Ihre Aufgaben zu erfassen, sowie regelmäßige Überprüfungszeit, um die Posteingangselemente in den richtigen Bereich zu verarbeiten, sagt Sumner. Es kann mühsam sein, Elemente mitten in einem Anruf oder Meeting zu kategorisieren, daher hilft es, einen „Staging“-Bereich zu haben.

Einige Leute verwenden gerne ein Online-System wie Insightly oder GTDNext, während andere Schreibaufgaben auf einem einfachen alten Whiteboard oder in einem Notizbuch finden, wie das SELF-Journal die Arbeit erledigt. Nachdem Sie wissen, wie Sie Ihre Aufgaben verfolgen, liegt es ganz bei Ihnen, welchen Prozess Sie befolgen, um diese Aufgaben zu organisieren und auszuführen. Ein paar beliebte:

Getting Things Done (GTD): Dies ist das System, das Sumner bevorzugt. Das GTD-System erfordert, dass Sie die folgenden Fragen zu jeder Aufgabe stellen: Was ist das? Ist es umsetzbar? Was ist die nächste Aktion? „Wenn es weniger als zwei Minuten dauert, machen Sie es gleich“, sagte Sumner. „Wenn nicht, dann delegiere oder verschiebe es.“ (Mehr hier.) Aktionsmethode: Mit der Aktionsmethode platzieren Sie Ihre Projekte (auch bekannt als Aufgaben) in den folgenden Bereichen: Aktionsschritte (eine Liste spezifischer Aufgaben, die Sie an einem bestimmten Tag erledigen müssen), Referenzen (einschließlich zusätzlicher Informationen Sie müssen Ihre Aufgaben wie Videos, Artikel, Links usw. erledigen) und Backburners (Dinge, die jetzt nicht erledigt werden müssen, wie Ideen, zukünftige Pitches und Ziele). (Mehr hier.) Bullet Journal: Das Bullet-Journal-System schlägt vor, dass Sie eine Hauptliste führen, in der Sie kontinuierlich nicht dringende Aufgaben hinzufügen und sie streichen, wenn Sie sie erledigen. Aus dieser ursprünglichen Liste würden Sie tägliche Aufgabenlisten erstellen, die alle Punkte enthalten, die zeitkritisch geworden sind. Diese täglichen To-Do-Listen sollten so spezifisch und umsetzbar wie möglich sein und können sogar einen Abschnitt für die wichtigsten Aufgaben enthalten, die für den Tag erledigt werden müssen. Finden Sie diese heraus, indem Sie sich fragen: Welche Aufgaben werden den größten Einfluss auf meinen Tag haben? Welche Aufgaben müssen heute erledigt werden? Wenn ich heute nichts anderes erledige, bei welchen Aufgaben fühle ich mich am erfolgreichsten? (Mehr hier.)

Schritt 2: Erstellen Sie Ihre Liste

Das Erstellen einer To-Do-Liste mag einfach erscheinen, aber wenn Sie nicht sorgfältig darüber nachgedacht haben, könnte das System Sie im Stich lassen. Refsland empfiehlt beispielsweise, Ihre To-Do-Liste etwa eine Woche im Voraus zu planen (aktualisieren Sie sie bei Bedarf) und sie jeden Abend nach getaner Arbeit zu überprüfen, um notwendige Anpassungen vorzunehmen.

„Wenn Sie bereits Dinge in der Pipeline haben, wissen Sie, was geplant werden muss, oder wenn Sie keine Dinge auf Ihrer To-do-Liste für die nächste Woche haben, können Sie sich auf die Aktivitäten konzentrieren, die am besten zu Ihnen passen, z bringt mehr Geld in Ihr Unternehmen“, sagte er. „Wenn Sie dem wöchentlichen und nächtlichen Ritual zur Planung Ihrer To-Do-Liste folgen, sollten Sie nicht mehr als 15-30 Minuten damit verbringen, sie zu erledigen.“

Diese 30 Minuten können unnötig erscheinen, aber eine einfache Planungssitzung spart eine Menge Zeit während des Tages, sodass Sie Ihre wertvolle Energie nie damit verschwenden, sich zu fragen, was Sie als Nächstes tun sollten.

Gehen Sie dann beim Erstellen Ihrer Liste wie folgt vor:

1. Brechen Sie große, vage Projekte in Stücke. Sumner empfiehlt, große Projekte in kleinere, einfacher zu verwaltende Teile zu unterteilen, die Sie die ganze Woche über in Angriff nehmen können. „Wir neigen dazu, Projekte als das gewünschte Ergebnis auf oberster Ebene zu betrachten“, sagte sie. „Eigentlich besteht jedes Ergebnis aus mehreren Handlungsschritten. Je mehr Sie es aufschlüsseln, desto machbarer erscheinen sie.“

2. Weisen Sie jedem Element eine Prioritätsstufe zu. Sumner empfiehlt außerdem, Informationen zur Zeitsensitivität oder basierend auf begrenzten Zeitfenstern aufzunehmen. Um noch einen Schritt weiter zu gehen, priorisiert Refsland seine eigenen To-Do-Listen-Aufgaben mithilfe der ABCDE-Methode:

Aufgaben, die ich erledigen muss – schwerwiegende Folgen, wenn sie nicht erledigt werden. Aufgaben, die ich erledigen sollte – leichte Folgen, wenn sie nicht erledigt werden. Aufgaben, die ich erledigen könnte – keine Konsequenzen, wenn sie nicht erledigt werden. Aufgaben, die ich delegiere. Aufgaben Ich mache nie. (Der Kicker, sagt Refsland, ist, niemals eine B-Aufgabe zu erledigen, bevor Sie alle A-Aufgaben erledigt haben, niemals eine C-Aufgabe zu erledigen, bevor Sie alle B-Aufgaben erledigt haben usw.)

3. Begrenzen Sie die Elemente, die Sie einbeziehen. Sie können nicht immer kontrollieren, wie viele Meetings Sie an einem Tag haben, aber versuchen Sie realistisch zu sein, wie viel Sie an einem Arbeitstag tatsächlich erledigen können. „Es ist wichtig, dass die Punkte, die Sie für den nächsten Tag auf die To-Do-Liste setzen, für Sie auch wirklich realistisch sind“, sagte Refsland. „Wenn nicht, ist es keine To-do-Liste, sondern eine Wunschliste.“ Erstellen Sie keine Absätze mit Aufgaben, für deren Bearbeitung Sie 10 Minuten benötigen – beschränken Sie jeden einzelnen auf maximal zwei Sätze, um Zeitverschwendung zu vermeiden. Eine gute Faustregel: Wenn nicht alle Punkte Ihrer To-do-Liste auf einen Post-It-Zettel passen, passen sie nicht in Ihren Tag.

4. Seien Sie spezifisch. Trennen Sie die Punkte „gute Idee, vielleicht eines Tages“ von denen, die Sie wirklich vorhaben. „Sonst hast du eine mehrseitige Liste, die nie fertig wird und deine mentale Energie fordert“, sagte Sumner. Wenn nötig, führen Sie eine separate „Traum“-Liste, aber sehen Sie sie sich erst an, wenn Sie alle Punkte von Ihrer eigentlichen To-Do-Liste gestrichen haben.

5. Machen Sie Ihre Artikel umsetzbar. Fügen Sie jedem Punkt auf Ihrer Liste ein Verb hinzu, und je spezifischer, desto besser, sagt Sumner. „Sag zum Beispiel nicht einfach ‚Garage’“, schlug sie vor. „Sag stattdessen ‚nimm alte Umzugskartons und Farbdosen zum Recycling; organisieren Gartengeräte.’ Es ist einfacher, die erforderliche Zeit vorherzusehen, und macht eine riesige Aufgabe weniger entmutigend.“

6. Platzieren Sie Ihre To-Do-Liste an einem strategischen Ort. Wenn sich Ihre To-Do-Liste in einem Notizbuch oder auf einer trocken abwischbaren Tafel befindet, die leicht zu sehen ist – anstatt irgendwo auf Ihrem Telefon oder Computer versteckt zu sein –, empfiehlt Refsland, herauszufinden, was Ihre nächste Aufgabe ist, und sie dann zu verstecken. „Die ganze Zeit auf deine To-Do-Liste zu starren, ist kontraproduktiv und führt nur dazu, dass du den Fokus verlierst“, sagte er.

7. Erstellen Sie Ihre Liste nicht in einer E-Mail. Für Sumner ist es ein großer Fehler, Ihren E-Mail-Posteingang zu verwenden, um den Überblick über Ihre To-Do-Liste zu behalten, da Sie wahrscheinlich mehr Zeit und Energie damit verschwenden werden, Dutzende anderer E-Mails zu durchsuchen, um das zu finden, was Sie brauchen. Außerdem erlauben Sie anderen Personen, Ihre To-Do-Liste jedes Mal zu diktieren, wenn sie eine E-Mail senden.

8. Nehmen Sie Zeit für Pausen in Ihre Liste auf. Refsland schlägt vor, Pausen während To-do-Aufgaben zu überspringen und stattdessen Zeit für Pausen zwischen den Aufgaben einzuplanen. „Machen Sie keine kurze Pause, um Ihre E-Mails oder Social-Media-Konten zu überprüfen“, sagte er. „Du wirst den Überblick verlieren und sehr unproduktiv werden.“ Wenn Sie wissen, dass Sie Zeit für eine bevorstehende Pause haben, werden Sie eher durchpowern.

9. Kreuzen Sie die Punkte an, während Sie gehen. Es ist nicht nur befriedigend, Dinge zu streichen, während Sie gehen, sondern es hilft Ihnen auch, darauf zu achten, was nicht erledigt wird, und zu bewerten, warum, sagt Sumner. Ein Blick auf die Punkte, die noch nicht von Ihrer To-Do-Liste gestrichen wurden, hilft direkt bei Schritt 3.

Schritt 3: Bewertung

Das Erstellen der perfekten To-Do-Liste wird einige Zeit in Anspruch nehmen, bis Sie herausgefunden haben, was für Sie funktioniert. Daher ist es wichtig, abzuwägen, wie es nach ein paar Versuchen gelaufen ist, um es richtig zu machen. Schauen Sie sich dazu zunächst die Elemente an, die nicht von Ihren letzten Listen gestrichen wurden. Fragen Sie sich, warum sie rückgängig gemacht wurden.

War die Aufgabe doch unwichtig?

War Ihnen unklar, wie Sie vorgehen sollen?

War es etwas, das du einfach vermeidest?

„Die meisten Punkte auf Ihrer Liste fallen unter eine von drei Kategorien: herausfinden, entscheiden oder tun“, sagte Sumner. „Sie müssen entweder Informationen sammeln, eine Entscheidung treffen oder Maßnahmen ergreifen. Wenn Sie keine Fortschritte gemacht haben, kann dies daran liegen, dass Sie versuchen, Maßnahmen zu ergreifen, bevor Sie die Recherche durchführen oder eine wichtige Entscheidung treffen. Wann immer Sie nicht weiterkommen, fragen Sie sich: ‚Gibt es etwas, das ich herausfinden, entscheiden oder tun muss, um dies zu erreichen?’“

Um dies zu tun, empfiehlt Sumner, Ihre To-do-Liste getrennt von einer persönlichen Zielliste zu betrachten. „Aufgaben sind detaillierter“, sagte sie. „Ziele sind mehr Big Picture. Morgens und abends gehe ich schnell meine To-Do-Liste durch. Am Ende der Woche schaue ich nach vorne, um sicherzustellen, dass ich auf dem richtigen Weg bin, um Fristen einzuhalten. Ich überprüfe wichtige Ziele gerne mindestens zweimal im Jahr – vierteljährlich ist besser.“

Wenn ein Punkt für viele Iterationen auf Ihrer To-Do-Liste geblieben ist, fragen Sie sich, was ihn wichtig macht. Tun Sie es für jemand anderen und es ist an der Zeit, die Verantwortung zurückzugeben, weil Sie einfach keine Zeit haben? Können Sie die Motivation finden, indem Sie Ihre Einstellung ändern oder eine alternative Lösung finden? Wenn Sie wirklich der Meinung sind, dass ein Gegenstand es wert ist, abgeschlossen zu werden, erhöhen Sie seine Wichtigkeit, um ihn zu erledigen, oder entfernen Sie ihn nach einem Monat des Herumhängens vollständig.

Denken Sie daran, dass das Erstellen einer perfekten To-Do-Liste großartig ist, aber Sie sollten sich immer Raum für Flexibilität lassen. „Es ist immer wichtig, das Gesamtbild zu betrachten und sicherzustellen, dass Ihre To-do-Liste darauf ausgerichtet ist“, sagte Refsland. „Wenn sich Ihre große Strategie ändert, wird sich dies höchstwahrscheinlich auf die Aktivitäten auf Ihrer To-do-Liste auswirken.“ Seien Sie anpassungsfähig und Sie werden feststellen, dass Ihre To-Do-Liste Ihnen helfen wird, weit zu kommen.